Guð­mundur Sig­ur­steinn Jónsson, hjá hug­bún­aðar- og sprota­fyr­ir­tæk­inu Kaktus, segir Félaga­kerfi geta minnkað umsýslu stétt­ar­fé­laga um 30-40 pró­sent. Hann er einn af eig­endum og stjórn­endum fyr­ir­tæk­is­ins. Guð­mundur hefur unnið við hug­bún­að­ar­þróun allt frá árinu 1999 og hefur komið að fjöldan allan af hug­bún­að­ar­verk­efnum bæði hér heima og erlendis. Síðustu ár hefur Guð­mundur stýrt þróun á staf­rænni lausn sem ber heitið Félaga­kerfi. Þessari lausn er ætlað að umbylta því hvernig stétt­ar­fé­lög vinna.

Stétt­ar­fé­lög verja stórum hluta af  tíma sínum í að sýsla með umsóknir félags­manna í hina ýmsu sjóði. Mörg hver eru enn föst í hand­virkum og tíma­frekum ferlum og segir Guð­mundur mikil tæki­færi liggja í sjálf­virkni­væð­ingu stétt­ar­fé­laga. “Félögin flest­öll eru enn að vinna á gamla mát­ann. Víða má sjá papp­írs­um­sóknir í stórum stílum og er tölvu­póst­flóðið lítt skárra. Þó að við stillum for­send­unum í hóf þá erum við samt að sjá 30-40% tíma­sparnað í umsýslu með til­komu kerf­is­ins”.

Félaga­kerfi.is eru alhliða mínar síður fyrir stétt­ar­fé­lög gagn­gert til að spara tíma í umsýslu. Til­gangur og hlut­verk Félaga­kerfa er að auð­velda og spara tíma stétt­ar­fé­laga sem fer í utan­um­hald um félags­menn og er byggt upp til að mæta þörfum félags­manna.

Mikill tímasparnaður með sjálfvirknivæðingu

Ef við tökum með­al­stórt stétt­ar­fé­lag með um 250-500 umsóknir þar sem gert er ráð fyrir að hver umsókn taki 15-30 mín­útur í heild­ar­úr­vinnslu m.a. að fara yfir við­eig­andi umsókn, finna rétt­indi og stöðu sjóða hjá við­eig­andi félags­manni, svara svo  í tölvu­pósti – allt hand­virkt á gamla mát­ann. Með því að sjálf­virkni­væða allt umsókn­ar­ferlið má reikna með tölu­verðum vinnu­sparn­aði eða allt að 10-20 daga í úrvinnslu.

Guð­mundur seg­ist upp­lifa það mjög sterkt að starfs­menn heilt yfir vilja ekki finn­ast þeir vera á færi­bandi. “Þeir vilja fá meiri tíma og  frelsi til að skoða málin og finna  betri úrlausnir fyrir félags­menn sína  í stað þess að vera sífellt að taka á móti umsóknum og vinna þær hand­virkt. Á sama tíma eru not­endur hug­bún­að­ar­lausna að verða mun kröfu­harð­ari á sinn tíma. Úrlausn mála á að ganga snurðu­laust fyrir sig og þurfa kerfin bæði að vera not­enda­væn og styðja við allar gerðir tækja, hvort sem um er að ræða tölvur, síma og/eða spjald­tölvur”.

Hvert stefnið þið með Félagakerfi?

Hið háleita mark­mið er að hjálpa öllum stétt­ar­fé­lögum, stórum sem smáum, að ein­falda vinn­una svo hægt sé að veita betri þjón­ustu til félags­manna og koma þeim skrefi framar í staf­rænni þróun.