Opinberar stofnanir ekki að varðveita skjöl sem skyldi

Mik­il­vægar upp­lýs­ingar rík­is­ins geta tap­ast þar sem opin­berar stofn­anir eru ekki að upp­fylla lög og reglur sem lúta að skjala­vörslu og skjala­stjórn.

„Við teljum mik­il­vægt að hringja ákveðnum við­vör­un­ar­bjöllum um stöð­una í skjala­vörslu og skjala­stjórn hins opin­bera. Það er sér­stak­lega mikið áhyggju­efni að mik­il­vægar stofn­anir sem þjóna almenn­ingi í við­kvæmum málum s.s. heil­brigð­is­stofn­anir, dóm­stólar og lög­reglu­emb­ætti séu ekki með þessi mál í betra horfi og lang­tíma­varsla sé ekki trygg,“ er haft eftir Hrefnu Róberts­dóttur, þjóð­skjala­verði, í til­kynn­ingu frá Þjóð­skjala­safni Íslands þar sem greint er frá því að Þjóð­skjala­safn ein­ungis fengið gögn úr 3% af raf­rænum gagna­kerfum rík­is­ins. Í til­kynn­ing­unni segir einnig að með­ferð á tölvu­pósti sé sér­stak­lega ábóta­vant.

Eft­ir­litskönn­unin, sem fram fór í febr­úar sl., leiddi í ljós að heil­brigð­is­stofn­anir, dóm­stólar og lög­reglu­emb­ætti standa illa er kemur að því að upp­fylla lög og reglur sem lúta að skjala­vörslu og skjala­stjórn. Þjóð­skjala­safni Íslands aðeins verið afhent 3% gagna til varð­veislu úr raf­rænum gagna­kerfum rík­is­ins.

Í til­kynn­ingu um málið segir að þessi lélegu skil geti haft það í för með sér að mik­il­vægar upp­lýs­ingar geta tap­ast.  „Það getur haft ýmis nei­kvæð áhrif, s.s. að upp­lýs­inga­réttur almenn­ings sé ekki virkur því gögn finn­ast ekki þegar á þarf að halda,“ segir í til­kynn­ing­unni.

Hérna má sjá skýrslu um nið­ur­stöður eft­ir­litskönn­unar Þjóð­skjala­safns Íslands.